Что собой представляет голосовое приветствие, думаем, и так понятно абсолютно каждому – это заранее подготовленное голосовое сообщение, которое было начитано профессиональным диктором или обыкновенным человеком.
Однако помощь профессионала выглядит куда более предпочтительно, поскольку голосовое приветствие это именно то, что слышит в своей телефонной трубке каждый клиент, позвонивший в компанию, где был установлен корпоративный автоответчик.
И, в особенности, если этот клиент обращается к вам впервые, от качества приветствия будет зависеть его первое впечатление о вашей компании.
Что должно содержать голосовое приветствие и как оно может выглядеть.
Голосовое приветствие, как мы уже упомянули, содержит дикторский текст. Однако не лишним может стать и музыкальное сопровождение, либо корпоративный гимн. В приветствии может содержаться абсолютно любая информация о вашей компании, но главное не забывать одну важную вещь - голосовое приветствие должно сразу информировать абонента о том, куда именно он позвонил.
Это позволит ему избежать напрасной траты времени в случае неправильного набора номера, а ваших сотрудников избавит от лишней нагрузки. Голосовое приветствие может выглядеть приблизительно так:
Например:
Добрый день! Вы позвонили в офис компании «xxx», ваш звонок очень важен для нас.
Если вы хотите узнать о наших услугах - нажмите 1
Для того, чтобы отправить факс - нажмите 2
Если вы хотите связаться с оператором - нажмите 0
Для того, чтобы оставить сообщение - нажмите 3
Разумеется, текст приветствия может быть каким угодно, и все приведенное выше является исключительно примером.
Для самой компании наличие голосового приветствия выполняет множество довольно полезных функций:
- Экономит время секретарей на приветствие и информирование каждого абонента.
- Человеческий фактор нужно учитывать всегда, и голосовое приветствие оберегает клиентов от плохого настроения секретаря.
- Приятное приветствие, записанное профессионалами, способно способствовать формированию лояльного отношения у клиентов.
Ключевые моменты, которые необходимо учитывать при составлении приветствия
Итак, мы уже упоминали, что приветствие должно быть составлено по определенному алгоритму. Давайте рассмотрим, что стоит учитывать при его составлении.
Идентификационная часть
Тут всё довольно просто. Просто укажите название Вашей Компании и выберите подходящую форму приветствия для ваших клиентов.
Идентификация направления деятельности компании (не обязательно)
Реклама и маркетинг никогда не бывали лишними, поэтому можно в 3-4 словах рассказать клиенту о том, чем именно занимается ваша компания.
Запись звонков (не обязательно)
Довольно часто люди думают, что фраза «для повышения качества обслуживания все ваши разговоры записываются» является простым имиджевым инструментом. Но это далеко не так, ведь если вы действительно ведете запись звонков, это юридический аспект, который во избежание проблем необходимо соблюсти.
Добавочный номер (не обязательно)
В случае, если у вас была предусмотрена возможность набора внутренних номеров сотрудников, то скажите об этом своим клиентам как можно раньше, и тогда им придется ждать окончания приветствия и связи с оператором. Это поможет всем сэкономить время.
Распределение звонков между отделами
Если в вашей компании есть несколько отделов, то сделайте небольшое меню, где будут указаны цифры для соединения с каким-либо отделом. Между прочим, данный инструмент довольно эффективен в тех случаях, когда небольшие организации хотят создать имидж крупной компании.
При составлении данного пункта старайтесь избегать частого дублирования одинаковых слов.
Переключение на оператора
Каждый из клиентов должен иметь возможность переключения на оператора. Обычно упоминание об этом находится в самом конце голосового приветствия. Здесь стоит учитывать один нюанс - традиционно для переключения на оператора все компании используют клавишу «0», и мы рекомендуем вам поступить так же, поскольку это позволит сэкономить время тем клиентам, которые хотят просто связаться с оператором, и не желают слушать весь текст приветствия.
Нерабочее время
Непременно подготовьте сценарий приветствия для абонентов, позвонивших в нерабочее время, в котором укажите режим работы вашей компании, и предложите клиентам оставить вам голосовое сообщение.
Почему составить голосовое приветствие на автоответчик стоит поручить профессионалам
Как видите, голосовое приветствие на автоответчик непременно должно содержать в себе много различной информации, и от правильности его подач во многом зависит и то, какое первое впечатление о вас останется у клиента.
И если вы хотите, чтобы каждый позвонивший вам автоматически становился вашим клиентам, мы настоятельно рекомендуем обратиться к услугам настоящих профессионалов – наших опытных специалистов.